DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA
Documentación es el proceso de comunicación por el que un
individuo (persona o colectividad) recibe las referencias de unos objetos
(documentos debidamente tratados) expresa o presuntamente pedidos relativos a
un determinado dominio de actividad social.
En otras palabras, se trata de aquella actividad que se
ocupa de reunir y analizar los documentos, almacenando la información que
contienen para poder recuperarla y difundirla para ponerla al alcance rápida y
eficazmente a quienes puedan utilizarla. Distintas son las características que
la diferencian de otras disciplinas y las finalidades suelen coincidir con la
necesidad de selección, organización y archivo de datos para que los usuarios ( entidades, sujetos,
medios de comunicación ) puedan obtener la información deseada.
Los centros de información actúan como agentes para la
repartición de esta información , facilitando la tarea de análisis,
organización y archivo.
PALABRAS CLAVE
Documentación, Proceso informativo, Disciplina, Mètodos y
Técnicas, Medios de comunicación, valoración, selección, clasificación y
archivo, Principios, Información de actualidad,
INTRODUCCIÓN
El siglo XXI se ha definido como la era de la tecnología y
de la modernidad. Nuevos inventos y nuevas teorías imprimieron fundamentales
cambios en un mundo en constante mutación. Las ciencias de la comunicación
representaron, y todavía representan, un eje fundamental para el hombre, puesto
que gracias a los nuevos sistemas de comunicación y de información de masas ha
sido posible introducir en la vida cotidiana de cada persona, la posibilidad de
estar informado sobre cualquier tema a todas horas.
El hombre, como ser inteligente y razonable, necesita tener
información, elaborarla, analizarla y devolverla nuevamente a la sociedad. Los
medios de comunicación juegan por lo tanto un papel fundamental dentro de este
juego, y por lo tanto ha sido necesaria una evolución de la teoría de la
documentación para que fuera posible un desarrollo constante del sector
periodístico y de las comunicaciones. Actualmente el medio más utilizado es
internet, sin embargo todo tipo de entidad, sujeto y empresa necesita disponer
de la información adecuada; teniendo en consideración la cantidad de
información que cada día recibimos, se entiende la necesidad de encontrar una forma
de recibir información catalogada y ordenada según los criterios que más se
acercan al objetivo final. Para llevar a cabo la tarea de investigación,
análisis y elaboración de contenidos específicos se ha desarrollado ( y ha
evolucionado) una nueva disciplina, la documentación informativa, muchas veces
asociada con la documentación periodística.
A continuación definiremos la importancia de la
documentación informativa, subrayando sus principios, funciones y características,
focalizándonos sobre todo en sus finalidades y objetivos finales.
CONCEPTO
En primer
lugar para poder llegar a entender el significado de "Documentación
informativa" es necesario hacer un pequeño paso atrás y volver a
la definición del término Documentación.
Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua se define como :
"Acción y efecto de documentar; conjunto de documentos que sirven para
este fin";" instruir o informar a uno acerca de las noticias y
pruebas que atañen a un asunto".
Como se
puede ver, distintas son las aceptaciones inherentes al término; sin embargo de
forma generalizada, Documentación, además de considerarse como una disciplina
científica muy joven y todavía en desarrollo,
se define como el proceso de reunir documentos sobre temas determinados.
El tratamiento continuado y sistemático de estos documentos y de la información
que contienen, para su difusión precisa y exhaustiva, mediantes técnicas
documentales de selección , identificación, análisis, almacenamiento, búsqueda
y difusión, o sea las que forman la llamada Cadena o Sistema documental.
Una vez
identificado el significado de documentación, podemos adentrarnos en la
especificación de Documentación informativa, palabra muy conocida sin embargo muy
poco entendida.
Distintos
autores nos dan a conocer la definición de
Documentación informativa :
·
López Yepes ( 1978) " La ciencia general
que tiene por objeto el estudio del proceso de información de las fuentes para
la obtención de conocimientos ( proceso informativo - documental) en el nivel
específico de las Ciencias de la Información y aplicado al trabajo
informativo".
·
Coll (1984) " la documentación informativa
estudia los métodos y las técnicas ordenados a centralizar las informaciones
difundidas por los medios, a clasificarla y analizarlas, y a crear los soportes
adecuados para su ulterior recuperación."
·
Galdón
(1986), plantea la documentación periodística como una subespecie de la
documentación informativa. Ésta tiene como objeto cubrir las necesidades de los
informadores y, a través de ellos, las necesidades de los destinatarios de la
información y la documentación periodística es una subespecie de ella, junto con todas las subespecies que
representan los distintos tipos de información ( periodística, publicitaria).
·
Codina (2000) " Conjunto de ciencias y
técnicas documentales al servicio de producción de informaciones de actualidad;
el incremento de su almacenamiento y conservación; su difusión y
reutilización".
Independientemente
de la terminología utilizada, se destaca la coincidencia de las definiciones de
los distintos autores; sin embargo podemos llegar a dar una definición final
del concepto de documentación informativa:
" La
documentación informativa es el nombre genérico que se utiliza para designar la
disciplina que se ocupa de aplicar la teoría, los métodos y las técnicas
documentales a la investigación de la comunicación de masas y a las distintas
ciencias de la comunicación ( Periodismo - documentación periodística y
documentación audiovisual; Comunicación
audiovisual; Publicidad - documentación publicitaria; Relaciones Públicas - documentación en las relaciones
públicas ) con la finalidad de hacer más manejable y accesible la información (
independientemente de su soporte), generada por los distintos medios de
comunicación social, prensa, radio y televisión, y también la generada por el
quehacer publicitario, o el ejercicio de las relaciones públicas, de crear
nuevas informaciones. "
En resumen
podemos definir la documentación informativa como aquella disciplina que
consiste en la documentación aplicada a los medios de comunicación social o
también el modo informativo que tiene
por objeto la valoración, selección, clasificación y archivo para su posterior
uso de textos y referencias sobre ideas, hechos, juicios y opiniones, con el
fin de elaborar la información periodística y difundir información documental
de base periodística.”
PRINCIPIOS
Tomando en
consideración la clasificación de Galdón en el libro " Principios
configuradores de la actividad documental periodística" podemos distinguir
distintas normas y criterios :
§
PRINCIPIOS TELEOLÓGICOS: su fin es contribuir a
la elaboración de la información.
o Verificativo:
la causa originaria fundamental de la actividad documental periodística, por
la cual ésta se orienta hacia la consecución de la verdad informativa mediante
la comprobación de la veracidad de los textos y referencias que se valoran y difunden,
y su consiguiente purificación y complemento.
o
Explicativo: causa
final especifica de la actividad documental periodística, por la cual ésta se
ordena hacia la intelección de la verdad informativa mediante la valoración y
potenciación de la comunicabilidad y carácter aclaratorio de los textos y
referencias cuya veracidad se ha comprobado y completado.
o editorial:
la causa adicional secundaria de la actividad documental
periodística, por la cual ésta se orienta a la fundamentación de
opiniones
e ideas desde la perspectiva particular de análisis marcada por los
principios
editoriales de la publicación propia.
§
PRINCIPIOS FORMALES Y CIRCUNSTANCIALES
o
De perdurabilidad: la razón formal de
la actividad documental periodística, que tiende a fijar la utilidad futura
y el grado de permanencia de los textos y referencias en la elaboración
de la información periodística
o Adecuación
funcional : la regla metodológica en la actividad documental periodística,
por la cual ésta se orienta al tratamiento especifico que precisa cada tarea y
medio documental, de acuerdo con su naturaleza y función que realiza.
o
Limitativo: El
conjunto de circunstancias reales de la actividad documental periodística, que
limitan su ejercicio y utilización de medios
CARACTERÍSTICAS DE
LA INFORMACIÓN DE ACTUALIDAD
Garcia
Gutierrez y Lucas definen las características de la información de actualidad:
1. Enciclopédica: trata de todo
tipo de temas, desde los programas científicos o de naturaleza, viajes, temas
políticos o económicos, etc. Esto obliga a establecer lenguajes documentales
enciclopédicos.
2. Universalidad : tiene
vocación universal en tanto en cuanto puede proceder de cualquier lugar
geográfico, de cualquier fuente posible, transmitirse por cualquier medio y
dirigirse a cualquier público.
3. Despersonalización de
fuentes: En muchos casos, el camino desde la recepción de una información
(procedencia incierta) hasta su presentación final produce una pérdida de
autoría y, consecuentemente, de responsabilidad acerca de la misma; y, al mismo
tiempo y por contraste, para el público que confía en un medio concreto éste es
fuente de información fiable.
4. Tratamiento desigual: los
distintos temas informativos son tratados desigualmente en los medios de
comunicación, dependiendo de muchos temas (interés informativo, espacio
disponible, información con la que se cuenta, etc.). Esto nos hace tener en
nuestro centro documentos con contenidos desequilibrados en atención y
profundidad, haciéndose difícil la unificación de modelos informativos.
5. Concentración de la
información: a veces la información se concentra sobre determinados personajes
o temas. Esto dificulta el análisis documental: hay que establecer unos
criterios de indización para facilitar la recuperación y no acumular documentos
a la hora de la búsqueda.
6. Redundancia: tanto en
distintos medios, como en el mismo a lo largo del tiempo.
FUNCIONES
Según
Gabriel Galdón López, " El servicio de documentación de prensa: funciones y métodos", podemos
encontrar distintas funciones en la elaboración de la información periodística.
1.
FUNCIONES INMEDIATAS O INFORMATIVAS, corresponde
al objeto o finalidad del proceso documental.
Función comprobatoria o verificativa: el
objetivo es evitar " errores "
mediante la comprobación y la exactitud de los hechos y la corrección de
nombres e identificaciones. Se trata de la posibilidad para el periodista de
poder comprobar la exactitud de la información elaborada puesto que trabaja con
distintas fuentes, y le permite evitar errores a la hora de publicar la pieza
informativa. Este fin comprobatorio tiene que ver con la: sintaxis y ortografía
y datos puntuales como fechas y cifras.
Función preparatoria: Se trata de la
posibilidad del periodista de disponer los datos necesarios y exactos para
poder escribir sobre personas y acontecimientos, deriva directamente de la
necesidad del profesional de profundizar el tema sobre el que va a tratar.
Función complementariedad o completiva: toda noticia para que sea realmente atractiva necesita ser completada con información retrospectiva, que da a conocer relaciones de tiempo y espacio, explica causas y consecuencias y el significado de los acontecimientos.
Función complementariedad o completiva: toda noticia para que sea realmente atractiva necesita ser completada con información retrospectiva, que da a conocer relaciones de tiempo y espacio, explica causas y consecuencias y el significado de los acontecimientos.
Función orientadora: Tiene que ver tanto
con la continua fundamentación adecuada de los principios editoriales propios
como con el conocimiento de las necesidades informativas reales de los ciudadanos.
Consiste en suministrar al director, consejo editorial, editorialistas y
colaboradores, los datos, análisis, estudios sociológicos e ideas que facilitan
su labor específica. Esta función contribuye a la formación de un diálogo
público reflexivo, ponderado y racional y, por tanto, evita la imposición
autoritaria de los deseos e ideas de unos pocos.
2.
FUNCIONES MEDIATAS, corresponden a la
operatividad en el proceso documental.
1. valorar y seleccionar fuentes y contenidos
informativos.
2. función clasificadora: consta de tres etapas a) elaboración de uno o varios marcos lógicos que permitan clasificar los materiales seleccionados; b) labor continuada para determinar que estructura, apartado, tema y aspecto específico, pueda clasificarse cada material informativo concreto; c) registrar estas adecuaciones con signos que permitan archivar y recuperar el material en la forma deseada.
3. función archivista
2. función clasificadora: consta de tres etapas a) elaboración de uno o varios marcos lógicos que permitan clasificar los materiales seleccionados; b) labor continuada para determinar que estructura, apartado, tema y aspecto específico, pueda clasificarse cada material informativo concreto; c) registrar estas adecuaciones con signos que permitan archivar y recuperar el material en la forma deseada.
3. función archivista
4. función recuperativa
FINALIDAD
Podemos
resumir las distintas finalidades de la documentación informativa:
- Sirve para saber localizar la información: dónde y cómo.
- Es útil para determinar el tipo de información que se necesita para elaborar un determinado trabajo.
- Permita organizar, es decir, archivar, clasificar y ordenar, cualquier material que se vaya acumulando.
- Ayuda a adquirir, con la práctica, un criterio de selección imprescindible para obtener la información más útil, novedosa y completa, que sirva para documentar el trabajo que se esté realizando.
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EN UN MEDIO:
FUNCIONES, CARACTERÍSTICAS Y
FINALIDADES
Un Centro de
Documentación es aquel que examina y evalúa minuciosamente las fuentes
primarias y secundarias de información técnica y científica, esto incluye
documentos comerciales, históricos y otros. Su función básica es la de
transformar fuentes primarias de información científica y técnica en productos
que sean utilizados directamente por los usuarios del Centro de Documentación.
Dentro de
sus funciones principales podemos encontrar:
- Recopilar información de todo lo investigado sobre un área temática en particular y bien definida.
- Analizar y evaluar la información investigada o recopilada.
- Condensar y almacenar la información recopilada en ficheros, hoja de datos y revisiones.
- Transmitir la información obtenida a los usuarios interesados por medio de servicios de alerta, publicaciones y respondiendo a consultas.
En 1933,
Desmont señaló las 11 funciones básicas de un centro de documentación. Desmont
define a los centros de documentación como memoria infalible y fuente de
información principal. La funciones según Desmont son:
- Evitar errores.
- Suministrar los antecedentes de la noticia.
- Mejorar la presentación de la información local.
- Preparar material adelantado y sugerir.
- Servir a los editorialistas.
- Realizar campañas en beneficio de la comunidad.
- Hacer asequible el material especializado.
- Conservar la documentación valiosa.
- Dar una buena imagen del periódico.
- Servir al departamento de publicidad.
- Servir al departamento de difusión.
Caracteristicas:
El principal
fin es el de suministrar el máximo de informaciones, en el debido momento y en
la forma más conveniente, al mayor número de usuarios mediante el tratamiento
permanente y sistemático de documentos o datos.
MAPA CONCEPTUAL
Documentación informativa = que se ocupa de aplicar la teoría, los métodos y las técnicas documentales a la investigación de la comunicación de masas y a las distintas ciencias de la comunicación, con la finalidad de hacer más manejable y accesible la información.
PRINCIPIOS
PRINCIPIOS
TELEOLÓGICOS: elaboración info PRINCIPIOS
FORMALES
(Verificativo
, Explicativo, Editorial) (De
perdurabilidad, Adecuación funcional,
Limitativo)
Información de actualidad:
·
Enciclopédica
·
Universalidad
·
Despersonalización de fuentes
·
Tratamiento desigual
·
de la información
·
. Concentración
·
Redundancia
FUNCIONES:
- Inmediatas:
comprobatoria, preparatoria, completiva, orientadora.
- Mediatas:
valorar y seleccionar fuentes y contenidos informativos, función
recuperativa, función archivista , función clasificadora
FINALIDAD
Localización,
organización, archivar, clasificar, ordenar. Criterios de selección .
CENTROS DE
DOCUMENTACIÓN
como solución
BIBLIOGRAFÍA
- GALDÓN LÓPEZ, Gabriel : El servicio de documentación en prensa: funciones y métodos. En funciones del servicio de documentación y fines de la actividad documental periodística ( pag. 21- 36), Barcelona, editorial Mitre, 1986.
- GALDÓN LÓPEZ, Gabriel : Perfil historico de la documentación en la prensa de información general ( 1845 - 1984), Pamplona, editorial EUNSA, 1986.
- FUENTES I PUJOL, Mª Eulalia : Manual de documentación periodística, Madrid, Editorial Sintesis, 1995.
- MOREIRO, José Antonio : Manual de documentación informativa. En documentación escrita en los medios de comunicación ( pag. 37 - 82), Madrid, Ediciones Cátedra, 2000.
- GALDÓN LÓPEZ, Gabriel : Teoría y práctica de la documentación informativa. En principios y criterios operativos ( pag. 39 -65), Barcelona, Ariel, 2000.
